6 passos para a organização do setor financeiro da sua empresa

Não saber organizar as finanças do negócio é um problema muito comum que encontro nas empresas brasileiras. Muitos empreendedores abrem seus negócios movidos pela paixão ou por necessidade e acabam cometendo pequenos erros diários que levam a um grande problema no final do mês.

Seja por falta de tempo ou por desconhecimento dos sócios ou dos funcionários, quase 100% das empresas que já visitei possuem algum problema grave no financeiro, que atrapalha consideravelmente a saúde do negócio.

E se você não sabe organizar as contas no seu negócio, esse artigo é para você!

Passo 1: Ferramenta de Controle

A escolha de uma ferramenta para fazer o controle financeiro é fundamental.

Pode ser uma planilha ou um software, desde que atenda 3 critérios:

• Seja para o seu tipo de negócio: não tente adaptar um software de comércio se a sua empresa é de serviço. Vai por mim, tentar adaptar não dará certo.
• Tenha um plano de contas: plano de contas é a categorização da ferramenta, o que lhe permitirá ter informações precisas sobre as receitas e as despesas.
• Permita a conciliação bancária: a ferramenta deve ter um relatório que nos mostre se o saldo do sistema bate exatamente com o saldo do banco.

Passo 2: Contas a Pagar

É o item mais fácil de ser controlado em um financeiro.

Todas as vezes que a empresa assumir um compromisso financeiro com algum fornecedor, funcionário, governo etc, deve fazer o lançamento na ferramenta de controle. Com isso, garantirá que não haverá esquecimento de pagamentos nas suas respectivas datas de vencimento, evitando juros e multas desnecessárias.

Atenção: lembre-se de já lançar para o ano inteiro as despesas recorrentes do seu negócio, como aluguel, condomínio, energia elétrica, funcionários, vale transporte, etc.

Passo 3: Contas a Receber

Este item já é mais complexo, afinal é fácil saber quando teremos que pagar os nossos fornecedores, mas ter a certeza de que vamos receber dos clientes no devido vencimento são “outros quinhentos”, concorda?

Aqui também precisamos ter todas as vendas lançadas na nossa ferramenta de controle. Ter os dados completos dos clientes e métodos eficientes de recebimento, como boletos, cartões de crédito e débito, importantes para reduzir o risco da inadimplência.

Falando em inadimplência, vamos para o próximo passo: cobrança.

Passo 4: Cobrança

Se você trabalhou e entregou o produto ou serviço para o cliente, tem o direito de receber o valor acordado.

Muitos empreendedores têm problema em realizar a cobrança, ou por terem uma relação muito próxima com o cliente ou simplesmente por vergonha de perguntar sobre o pagamento. Mas saiba que esse tipo de comportamento prejudica bastante a saúde financeira da empresa.

Quando o seu cliente não paga, é como se você estivesse financiando o seu serviço para ele. E isso, pela visão do gestor financeiro, é muito ruim.

Não tenha vergonha de ligar para o cliente e perguntar sobre o pagamento. Ter uma boa régua de cobrança facilitará neste tipo de situação.

Passo 5: Conciliação Bancária

Essa é a principal rotina dentro de um financeiro e deve ser realizada todos os dias (todos os dias, mesmo!!!).

Como realizar a conciliação bancária?

Você deve abrir o extrato do dia anterior e baixar na ferramenta de controle tudo o que foi recebido e pago no dia (o nosso primeiro passo).

A ferramenta deve permitir que você consiga visualizar se o saldo nela é idêntico ao saldo do banco. Havendo qualquer diferença, mesmo que mínima, é necessário verificar onde está o erro e corrigi-lo.

Por que a conciliação bancária é tão importante?

Porque através deste controle sabemos se o cliente que deveria nos pagar no dia anterior, realmente efetuou o pagamento. Caso não tenha pago, é o momento ideal para ligar para ele pedindo o comprovante de pagamento.

A conciliação bancária também permite verificar se faltou pagar algum fornecedor. Às vezes acontece de o banco não debitar corretamente e até mesmo estornar uma transação. Quando isso ocorrer, deve-se ligar imediatamente para o fornecedor, informar o que aconteceu e programar novamente o pagamento, sem multas e juros.

Passo 6: Fluxo de Caixa

Fluxo de caixa é um dos melhores relatórios para os sócios terem a devida noção de como vai o caixa da empresa.

Se você implantar cada passo que foi dito aqui – e na ordem que estabeleci – chegará a essa etapa com:

• saldo do banco atualizado
• todas as contas a pagar lançadas
• todas as previsões de recebimento atualizadas

Com essas três informações, é possível saber exatamente como estará o fluxo de caixa da empresa para o período que desejar!

Realizando esses seis passos você conseguirá saber exatamente quanto dinheiro a sua empresa tem e por quanto tempo ela dura com esse dinheiro.